Ali veste kdaj so vaše najbolj produktivne ure?

7. oktober 2020

Z načrtovanjem dejavnosti v pravi čas dneva, lahko povečate svojo produktivnost. Če naloga zahteva kompleksno razmišljanje, jo načrtujte takrat, ko ste najbolj pozorni. V kolikor pa naloga zahteva iskanje novih pogledov, izkoristite utrujenost, tako da poiščete rešitve, ko vam energija pade.

Kdaj naj se lotim najzahtevnejših opravil?

Če delate v ekipi, je vaša mapa »Prejeto« verjetno preplavljena z vabili na sestanke, konferenčne klice in priložnostna kosila, … V kolikor imate nadzor nad svojim urnikom, je odziv na te ponudbe odvisen od dveh dejavnikov: pomembnosti sestanka oziroma srečanja in ali imam čas.

Le redko kdo pa upošteva še tretji dejavnik pri odločanju: čas dneva, ko ste najbolj produktivni.

Najbrž ste že opazili, da ste sredi popoldneva, povsem drugačna oseba, kot ta, ki je prišla zjutraj v službo. Raziskave kažejo, da naše kognitivno delovanje niha ves dan. Če ste kot večina ljudi, boste največ naredili med 9:00 in 11:00, okoli 14.30 pa najmanj. 

Nedavne študije so pokazale, da v zadnjih urah delovnika, zaposleni znatno slabše absorbirajo nove informacije in se težje upirajo motečim dejavnikom.

Ste jutranja ali nočna ptica?

Razlog za takšen upad, pa ni zgolj v pomanjkanju motivacije, temveč je predvsem biološki. Naše telo deluje v cirkadianem ritmu, ki vpliva na našo proizvodnjo hormonov, aktivnost možganskih valov in telesno temperaturo. Vsak od teh deležnikov se tako poigrava z našim nivojem energije, kar posledično vpliva na našo budnost in produktivnost.

A vsi ne sledimo enakim vzorcem. Medtem, ko je večina najbolj produktivna zjutraj (in naša naklonjenost do jutra se s starostjo povečuje), so drugi takoimenovane “nočne ptice”, ki so bolj produktivni v poznejših urah. Raziskave kažejo, da to ali smo “jutranja” ali “večerna” oseba ni zgolj naša osebna odločitev, temveč je to neposredno povezano z delom dneva, ko so naše telesne in kognitivne sposobnosti na vrhuncu. Ena nova študija je celo pokazala, da so “jutranji ljudje” zjutraj bolj prijazni do sodelavcev – “nočne ptice” pa empatijo razvijejo pozneje čez dan.

Če želite kar najbolje izkoristiti dan, morate torej paziti na ure, ko ste najbolj produktivni. Kako je bilo včeraj ali še dan prej? V katerih delih dneva ste imeli največ energije? (Če niste prepričani, vam lahko pomagajo orodja, kot je RescueTime.) 

“TOP” ure naj bodo drugačne

Ko prepoznate ure z visokim potencialom, jih obravnavajte drugače – na primer tako, da si za te ure v koladerju označite, da ste zasedeni. Tako v najbolj produktivnih urah ne boste izgubljali časa in energije na nepomembnih sestankih. Dodatna prednost blokiranja delovnih ur z visokim potencialom je, da boste dvakrat premisli, preden boste sami predlagali ne tako pomembne sestanke v tem času.

Te ure raje izkoristite za delo na prednostnih projektih, v tem času sprejemajte pomembne odločitve, ali recimo začnite “težek” pogovor.

Če ste sklicali dolgočasen sestanek ob 10. uri, naredite uslugo ekipi in ga prestavite na uro po kosilu. Popoldne je obdobje, ko se raven energije naravno zniža. Nižja raven energije pa je lahko katastrofalna za delo, ki zahteva globoko osredotočenost, vendar je bistveno manj škodljiva, če delamo v skupini. Če imamo v bližini sodelavce, se nam poveča budnost, kar pomaga preprečiti upad energije.

A utrujenost ni vedno slaba. Ugotovitve študije iz leta 2011 kažejo, da smo, ko je naš um utrujen, manj spretni pri filtriranju na videz nepomembnih idej. Ure, ko nismo na vrhuncu, je tako idealen čas za iskanje novih idej ali rešitev.

Z načrtovanjem dejavnosti v pravi čas dneva, lahko povečate svojo produktivnost. Če naloga zahteva kompleksno razmišljanje, jo načrtujte takrat, ko ste najbolj pozorni. V kolikor pa naloga zahteva iskanje novih pogledov, izkoristite utrujenost, tako da poiščete rešitve, ko vam energija pade.

V obeh primerih zaščitite svoje najboljše ure. Če tega ne storite sami, kdo bo?